Hovedformålet med begivenheden er at give information til deltagerne eller at få visse erfaringer fra deltagerne. En ideel begivenhed er som et urværk - alt går i en streng rækkefølge, arrangørernes handlinger koordineres og går ikke i overensstemmelse med hinanden. Dette er resultatet af planlægning og forberedelse, som normalt tager flere måneder.
Er det nødvendigt
- - et personale på mindst fem ansatte
- - budget til arrangementet
Instruktioner
Trin 1
Definér først begivenhedens formål og tema. På baggrund af dette vil hele den videre plan for arrangementet blive bygget. Formålet med begivenheden bestemmer markedsføringsmetoden og den målgruppe, som begivenheden er dedikeret til.
Trin 2
Beslut et sted for arrangementet. Stedet skal afhænge både af formålet med begivenheden og af antallet af deltagere såvel som af det forventede scenarie for begivenheden. Det er vigtigt at tage sig af gæsternes service. Overvej flere muligheder, og vælg det mest optimale forhold mellem pris og kvalitet.
Trin 3
Fremme begivenheden aktivt. Annoncekampagnen skal starte en og en halv måned før begivenhedens start og slutte en måned før. Parallelt med det er proceduren med "kolde opkald" for at invitere gæster til en begivenhed rimelig. Alle operationer til dannelse af deltagerlister skal være afsluttet højst en uge før begivenheden.
Trin 4
Brug hjælp fra sponsorer eller dignitarier. Dette styrker ikke kun dine forretningsforbindelser, men giver også en vis status til din begivenhed. Giv disse personer tid til at tale, helst i begyndelsen af begivenheden.
Trin 5
Fordel ansvaret mellem det personale, der er involveret i koordineringen af aktiviteten. Alle skal tydeligt kende deres ansvarskreds og de begivenheder, de skal kontrollere. Der bør ikke være hvide pletter, alle skal have deres instruktioner i trykt form og kende dem udenad.
Trin 6
Dagen før seminaret er det nødvendigt at instruere det personale, der udfører koordineringsaktiviteter på arrangementet. På begivenhedsdagen skal alle koordinatorer vises mindst en time før begivenhedens start.
