Hæftning af dokumenter er en almindelig procedure i kontormiljøet. På trods af at det virker simpelt, er der særlige regler, der bestemmer reglerne for syning af dokumenter og deres udførelse. Og disse regler skal være kendt, så de dokumenter, der sendes til budet eller til arkivet, ikke returneres til yderligere behandling og ændring.
Instruktioner
Trin 1
For at garantere sikkerheden af dokumenter efter blink og for at sikre, at de opbevares i den rigtige rækkefølge, skal alle ark undtagen beholdningen nummereres. Dokumenter arkiveres i kronologisk eller alfabetisk rækkefølge. Konvolutter med indlejrede ark nummereres før indlejrede ark. Tomme ark er udelukket fra sagen og ødelagt uden nummerering.
Trin 2
Nummer sagsarkene med en simpel blyant fra top til bund, efterlad tallene i øverste højre hjørne af hvert ark uden at påvirke teksten. Antal fotos og grafik på bagsiden i øverste venstre hjørne.
Trin 3
Hvis dokumenterne indeholder kort, der er limet fra flere ark, skal du nummerere dem som et ark, der angiver antallet af ark i limningen. I slutningen af nummereringen skal du skrive et certificeringsbrev på et separat ark. Angiv i det antallet af ark og funktioner i individuelle dokumenter samt deres fysiske tilstand.
Trin 4
Derudover skal der udarbejdes en oversigt over det arkiverede sæt dokumenter. Nummerer ikke beholdningsark. Skriv dokumentets navn i opgørelsen, indtast datoen for opgørelsen, en kommentar, der bestemmer formålet med dokumentsættet, og lister også alle dokumenter under hensyntagen til antallet af ark. Ved afslutningen af opgørelsen skal du indtaste navnet, efternavnet og patronymet på ophavsmanden.
Trin 5
Størrelsen på dækslet til hver sag skal være 229x324 mm. På det første og sidste ark i sagen skal du sætte strimler af tynd pap fast inden syning. En ledning føres gennem disse strimler. Brug silikatlim til at færdiggøre sagen.
Trin 6
Uden at røre ved tekstfeltet på venstre kant af margenerne skal du lave tre huller med en syl eller hulstempel symmetrisk langs arkets højde i en afstand på 3 cm fra hinanden. Brug sytråd eller bankgarn og en synål til syning.
Trin 7
Sy dokumentet to gange for at sikre, at sættet er stærkt. Træk enderne af tråden fra det midterste hul på bagsiden af det sidste ark, og bind dem i en knude. Stick et klistermærke på sagen med en sikker indskrift, forsegl det og luk samlingen.
Trin 8
Lad enderne af trådene være fri. Certificeringsmærket skal være forsynet med en klar og læselig underskrift af lederen og organisationens segl.
